1. Algemeen
Ingevolge art. 32 van de Verordening accountantsorganisaties (VAO) dient Valkering De Graaf  Accountants (VDGA)  te beschikken over een klokkenluidersregeling.

Art. 32 VAO 1.
De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.

Art. 32 VAO 2.
De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.

2. Begripsbepalingen
Met betrekking tot deze regeling wordt verstaan onder:

  • Melder: degene, van binnen uit dan wel van buiten de organisatie, die, al dan niet in dienst van VDGA een misstand conform deze regeling meldt;
  • Vertrouwenspersoon: De bij VDGA aangestelde compliance officer.

3. Reikwijdte
Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

  1. Handelingen die leiden tot strafbare feiten door VDGA of haar medewerkers;
  2. Alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door VDGA of haar medewerkers;
  3. Alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door VDGA of haar medewerkers;
  4. (Dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
  5. (Dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
  6. En verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

4. Procedure

  1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon. Dit kan per brief gericht aan de vertrouwenspersoon van VDGA of per email Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
  2. De melding aan de vertrouwenspersoon vindt voor interne medewerkers naar keuze telefonisch dan wel elektronisch plaats.
  3. Externe derden kunnen uitsluitend een melding verrichten per brief of via het onder 1 genoemde e-mailadres.
  4. Of er sprake is van een klacht of een misstand, is ter beoordeling van de vertrouwenspersoon.
  5. De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen 1 week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding. Indien sprake is van een situatie genoemd in artikel 3 onder A en E, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk het dagelijks bestuur. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder. Bij het informeren van het bestuur maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.
  6. De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
  7. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld met inachtneming van de vertrouwelijkheid.
  8. De vertrouwenspersoon zorgt voor de juiste communicatie van de klacht binnen VDGA. De vertrouwenspersoon laat zich leiden door het belang van de melder.
  9. De mogelijkheid bestaat dat een persoon, welke volgens één van de hiervoor genoemde punten geïnformeerd moet worden, zelf onderwerp is van de klacht. In dat geval zal de vertrouwenspersoon een persoon informeren, die naar zijn/haar inschatting daarvoor als eerste in aanmerking komt.

5. Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.
Het bestuur van VDGA staat er voor in dat een melder die te goeder trouw overeenkomstig deze regeling een melding van een misstand heeft gedaan, op geen enkele wijze in zijn positie zal worden benadeeld.
Tevens garandeert het bestuur van VDGA dat medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, deze melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen de accountantsorganisatie.

Indien er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van VDGA dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil met de hiervoor genoemde richtlijnen hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.